A maioria de nós é culpada de reclamar de e-mails indesejados ou caixas de entrada desordenadas de vez em quando, mas poucos de nós fazem algo a respeito. O Gmail tem opções de filtragem poderosas, opções que são criminosamente subutilizadas. Quando aprimorado e com um pouco de criatividade, você também pode domar sua caixa de entrada. E não é tão difícil quanto você pode pensar.
A chave é aplicar filtros conforme eles façam sentido. Você pode começar com alguns, como os mencionados abaixo, mas deve estar sempre disposto a adaptar sua estratégia de filtragem à medida que novos métodos fizerem sentido ou novos e-mails inundem sua caixa de entrada e não acionem nenhum dos filtros existentes. Este é um jogo de melhoria incremental, e cada filtro deve tornar sua vida um pouco mais fácil.
Vamos começar. Para todas as dicas abaixo, você começará clicando no ícone de engrenagem próximo à imagem da sua conta no canto superior direito, clicando no botão "Ver todas as configurações" na parte superior e escolhendo a guia "Filtros e endereços bloqueados". A partir daí, basta clicar em "Criar um novo filtro" na parte inferior e você está pronto para começar.
Spam
O Gmail já tem ótimos filtros de spam e você pode marcar mensagens como spam para ajudar a treinar a IA para detectar novos padrões. Mas sempre há aquela empresa que consegue passar despercebida. Você tentou cancelar a inscrição da lista. Você tentou marcá-lo como spam e, de alguma forma, sem falhar, ele ainda consegue chegar à sua caixa de entrada a cada nova correspondência.
Veja como consertar.
1) Na seção "De", digite o endereço de e-mail que deseja bloquear. Você também pode adicionar um curinga digitando um asterisco (*) antes do símbolo @ para filtrar todos os emails desse domínio.
2) Clique no botão Criar filtro.
3) Escolha Excluir e clique no botão Criar filtro.
Certifique-se de ver os e-mails importantes
Na extremidade oposta do espectro, estão os e-mails que você quer ter certeza de ver, mas geralmente estão escondidos sob incontáveis e-mails que você não quer. Você também pode corrigir isso com filtros.
1) Digite o endereço de e-mail na seção De e clique no botão Criar filtro.
2) Escolha "Marcar com uma estrela" e "Sempre marcar como importante" e clique no botão Criar filtro.
Agora, esses e-mails terão uma estrela e o rótulo "Importante", tornando-os muito mais difíceis de ignorar. Mas se ainda tiver dúvidas, dê uma olhada na próxima dica.
Crie uma nova caixa de entrada com pastas e marcadores
Se quiser pular a caixa de entrada completamente, você pode filtrar e-mails importantes para sua própria pasta, automaticamente, dando a você uma segunda (ou terceira, quarta, etc.) caixa de entrada de fato. Isso é útil para filtrar e-mails relacionados ao trabalho em sua própria pasta, ou talvez você possa usá-lo para cupons, detalhes de viagens e itinerários ou e-mails sobre escola, família ou boletins informativos que você assina.
1) Adicione o endereço de e-mail na seção De e clique no botão Criar filtro. Você pode adicionar vários endereços de e-mail ao mesmo filtro, separando cada um deles com uma vírgula e um espaço após o endereço de e-mail.
2) Escolha "Ignorar a caixa de entrada (arquivá-la)" e "Aplicar o marcador".
3) Selecione um rótulo ou crie um novo e mantenha o nome o mais específico possível.
4) Clique em Criar filtro.
Agora, todos os e-mails desses endereços pularão a caixa de entrada e aparecerão apenas na pasta que você selecionou. Clicar na pasta na barra lateral do Gmail abrirá uma caixa de entrada totalmente nova com apenas essas mensagens.
Categorize seu spam
Um recurso pouco conhecido do Gmail é que ele funciona mesmo se você modificar seu endereço de e-mail. Tente adicionar um ponto final ou um sinal de adição em qualquer lugar do seu endereço de e-mail (antes do sufixo @ gmail.com) e observe como esses e-mails ainda conseguem encontrar sua caixa de entrada.
Agora, o legal aqui é que você pode filtrar esses endereços de e-mail separadamente do seu principal. Eu o utilizo para filtrar newsletters de e-mail, automaticamente, sem a necessidade de configurar novos filtros.
1) Assine um boletim informativo usando seu endereço recém-modificado. O meu é parecido com este: bryanmail+tech@gmail.com. Adicionar o sufixo "+ tech" após meu endereço de e-mail normal me diz que qualquer coisa com "+ tech" é um boletim informativo de e-mail que subscrevi. Posso filtrar essa modificação.
2) Na seção "Para", adicione seu endereço de e-mail modificado e clique no botão Criar filtro.
3) Clique em "Aplicar a etiqueta" e escolha a etiqueta de sua preferência. Eu envio qualquer coisa com "+ tecnologia" para o meu rótulo "boletins informativos de tecnologia", o que significa que posso usar este e-mail quando me inscrever em novos boletins informativos e não preciso filtrar manualmente todos eles no rótulo apropriado.
Elimine e-mails de notificação de calendário
Minha caixa de entrada é inundada todos os dias com notificações de que fulano aceitou o convite do meu calendário para uma reunião. Você também pode filtrá-los, o que é especialmente útil se você estiver usando um aplicativo de calendário e receber essas notificações no telefone mesmo assim.
1) Na seção "Assunto", adicione "Aceito:" e certifique-se de usar os dois pontos depois e sem o espaço. Não queremos acionar o evento quando alguém está falando sobre um contrato aceito ou alguma outra coisa relacionada ao trabalho que gostaríamos de ver.
2) Clique no botão Criar filtro.
3) Marque Excluir e clique no botão Criar filtro.
Esses cinco devem ajudá-lo a começar com uma caixa de entrada mais limpa, mas, como dissemos anteriormente, sinta-se à vontade para experimentar e adicionar novos filtros conforme fizerem sentido. Esta é uma ferramenta poderosa, limitada apenas pela sua imaginação ao usá-la.